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miércoles, 31 de octubre de 2018

Qué es la reunión y por qué es importante hacerlo

Qué es la reunión y por qué es importante hacerlo
Una empresa bien organizada...
Ve cómo animar a tu equipo a proponer nuevas soluciones para tu empresa.

Todas las empresas tienen un enfoque común: la generación de nuevas ideas para la resolución de problemas.

Pero; ¿tu ya te haz parado a pensar en cuál es el método utilizado para llegar a esas ideas y proponer soluciones?

Principalmente en empresas de tecnología, hay una técnica llamada reunión creativa que incentiva la integración e intercambio de conocimiento de los equipos para que; al final, todos lleguen a una posible solución de los problemas señalados.

El intercambio de conocimiento en una reunión creativa lo hace un modo especial de abrir el pensamiento de equipo, ya que hace que todos oigan ideas diferentes de las tuyas, además de posibilitar unir las propuestas que solas no tendrían un gran efecto.

Si tienes un equipo y deseas animarlos a compartir más sus conocimientos y trabajar mejor en equipo para ofrecer soluciones óptimas a tus clientes, te sugiero que sigas leyendo.

Además de enseñar cómo hacer una reunión de reflexión, mostraremos el motivo para que éste sea un proceso recurrente dentro de tu empresa.

Origen y significado de la reunión de reflexión.

El concepto reunión creativa (brainstorming o reunión creativa) surgió alrededor de los años 30 y fue creado por Alex Osborn, gran publicitario en los Estados Unidos nacido en 1888.

El brainstorming (reunión creativa) es una técnica o un método utilizado en reuniones e impone un objetivo: reunir el máximo posible de información para solucionar un problema o mejorar las potenciales ideas.

Al principio; debe realizarse en una reunión grupal. Sin embargo; la lluvia de ideas también se puede hacer de forma individual, pero; sigue siendo una herramienta útil cuando se piensa en nuevas ideas para tu negocio y soluciones a los problemas.

El brainstorming gira en torno al pensamiento de que las ideas siempre tiran de otras ideas. Por eso; cuando una persona comparte lo que está pensando, las otras a su alrededor se sienten estimuladas a dividir sus propuestas también.

Es normal que algunas sugerencias imprevisibles aparezcan durante el brainstorming, pero eso no es algo malo. Al final, son esas ideas extrañas que pueden despertar soluciones innovadoras y creativas.

No importa el tipo de tu empresa, es importante siempre que sea posible utilizar esta técnica. Además de ejercer el trabajo en equipo, lo que ayuda a integrar más empleados, esta es una manera de hacer que el trabajo sea más productivo porque todo el mundo entiende lo que hay que hacer desde el principio de cada proyecto.

¿Cómo realizar la reunión de reflexión?

Es esencial para cualquier empresario(a) conocer los pasos más comunes de hacer un buen intercambio de ideas, ya sea en equipo o individualmente.

Los cuatro pasos principales son:

Explicaremos, de manera más detallada, cada uno de ellos a seguir.

1. Identificación del problema.

En primer lugar, es necesario poner un problema en la mesa.

Independientemente de cuál sea el dilema que tu empresa quiere superar, sea una solución para los clientes o incluso algo para optimizar la rutina en el escritorio, necesitas delimitarlo antes de la reunión para la reunión de reflexión (brainstorming).

Recuerda que el torbellino de ideas que ustedes tendrán no debe ser sinónimo de desorden. El objetivo del brainstorming es generar varias posibles soluciones a los problemas que necesitan converger entre sí para encontrar la mejor resolución.

Es extremadamente difícil e improbable que una solución surja sin un problema bien delimitado.

Por lo tanto; define la pauta de la reunión de reflexión antes y trata de discutir un problema a la vez para que todos los participantes de tu reunión tengan un objetivo en común.

2. Reunión de los participantes.

Con el problema delimitado, es más fácil reunir a los participantes fundamentales de la reunión en la que se hará el brainstorming.

Dependiendo de la solución que sea necesaria, puede que la reunión contenga profesionales de varias áreas de tu empresa o que sea necesario llamar a un equipo. Por eso es fundamental no saltar la etapa anterior.

Vamos a dar un ejemplo para quedar más claro:

Si tu objetivo es encontrar un nombre para un nuevo producto de tu empresa, el equipo de marketing y el sector más creativo es el más adecuado para reunirse y discutir este tema.

Por otro lado, para solucionar un problema de tecnología, es mejor tener un especialista que entienda bien de ese asunto.

Además de seleccionar a los participantes correctos de la reunión, hay una gran importancia en avisar a todos los integrantes del equipo antes de la reunión para ellos, si planean e investigan sobre el tema antes del brainstorming. Esto hace que tu reunión sea mucho más productiva.

3. Respeto a las ideas.

Al realizar una reflexión, una cosa muy importante no puede suceder: la discriminación de las ideas.

El acto de reunirse para discutir ideas debe ser precedido de un sentimiento de que nadie será juzgado en esa reunión por su idea diferente o inusitada.

Por muy improbables que parezcan, las ideas levantadas deben ser siempre respetadas.

Tal vez, la solución propuesta no sea exactamente lo que esperas, pero; sin duda, ella contribuye al debate y, quién sabe, puede ser implementada después.

Sentirse cómodo es más que esencial en un brainstorming, porque sólo así la gente conseguirá romper el bloqueo de exponer sus ideas a un público.

Por lo tanto; el tercer paso es el de mantener el diálogo siempre abierto a nuevas propuestas y hacer sólo críticas constructivas, así todos se sienten a gusto para hablar.

4. Evalúa las propuestas.

Al final de cada una de las reuniones, es importante dejar claro a los participantes que todas las ideas serán analizadas igualmente.

De hecho; si ustedes logran llegar a un acuerdo juntos es mucho mejor. Así, todos los involucrados en ese proyecto ya salen de la reunión sabiendo lo que necesitan hacer para que la solución sugerida sea aplicada.

Además, no siempre es necesario elegir sólo una idea. Posiblemente perciban que varias propuestas presentadas en el brainstorming son aplicables a tu negocio o incluso que ninguna tenga sentido y que es necesario investigar un poco más antes de tomar la decisión final sobre lo que debe hacerse.

Lo importante es evaluar todo lo que se ha hablado y entender cuál es la mejor solución para el problema que se ha definido antes de hacerse la reunión de reflexión.

Conclusión.

El brainstorming es importante no sólo para mejorar la integración de tu equipo, también y principalmente para resolver problemas existentes en la empresa.

Discutir y compartir proyectos importantes de tu empresa con tu equipo es una de las formas de mostrar que todos son esenciales para el crecimiento de tu negocio.

Además, probablemente algunos problemas que tardarían días o meses en resolverse por sí solos, se resuelven en una sola reunión.

Por eso, estimula siempre el intercambio de conocimiento entre los profesionales que trabajan contigo y los motive a formar parte de la empresa como un todo. Esto es un paso importante para mejorar el clima en tu ambiente de trabajo, además de mantener el equipo trabajando con propósitos en común.

La lectura es buena para el cerebro.

Manuel Verdugo


¿Quieres saber más sobre el trabajo en equipo? También lee nuestro artículo con consejos para tener un equipo armonioso y más productivo.
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Ubicación: Los Mochis, Sin., México

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